Spielregeln der Zusammenarbeit
Leistungen · Digitale Zusammenarbeit
Gemeinsam für mehr Zeit und Durchblick.
Wir arbeiten vollständig digital und legen Wert auf klare, verlässliche Abläufe. Damit unsere Zusammenarbeit langfristig reibungslos funktioniert, haben wir die wichtigsten Spielregeln hier für Sie zusammengefasst.
Alle zentralen Kommunikationswege laufen digital — sicher, nachvollziehbar und papierlos.
- Ergebnisse zu Finanz- und Lohnbuchhaltung werden in DATEV Unternehmen online bereitgestellt.
- Unterschriften erfolgen digital über FP-Sign bzw. MyDATEV-Kommunikation (DATEV-Partner, höchste Sicherheitsstandards).
- Jahresabschluss: qualifiziert elektronisch unterschrieben; Gegenzeichnung über FP-Sign.
- Private Steuererklärungen: Bereitstellung und Freizeichnung über DATEV Meine Steuern / MyDATEV-Kommunikation.
- Gewerbliche Steuererklärungen: Übermittlung per E-Mail, Freigabe per FP-Sign.
- Steuerbescheide per E-Mail oder über DATEV Meine Steuern.
- Vereinbarte Termine sind einzuhalten; Steuer- und Abschlussunterlagen bitte spätestens bis zum 31. Oktober des Folgejahres vollständig einreichen.
- Honorarrechnungen erhalten Sie als E-Rechnung per E-Mail.
- Alle Belege ausschließlich in DATEV Unternehmen online hochladen — keine Verarbeitung per E-Mail.
- Abschlussmeldung: Bitte aktiv per Mail Bescheid geben, wenn ein Buchhaltungsmonat vollständig eingereicht ist. Ohne Meldung gilt: Unterlagen liegen bis zum 20. des Folgemonats vollständig vor.
- Jede Rechnung als einzelnes PDF einreichen — nicht mehrere Rechnungen in einer Datei zusammenfassen.
Fehlende Belege
- Beträge unter 100 € buchen wir ohne Rückfrage auf Privatentnahme/-einlage bzw. Verrechnungskonto Geschäftsführer.
- Beträge über 100 € werden angefordert. Nachträgliches Umbuchen wird als Mehraufwand nach Stundensatz berechnet.
Papierbelege
- Werden bei uns sofort digitalisiert — bitte keine Heft- oder Büroklammern.
- Thermobelege einzeln kopieren; Original bitte nicht einreichen.
- Scan-Kostenumlage: 60 €/Stunde.
Belegtypen (zwingend einzuhalten)
- Eingangsrechnung — Rechnungen, die Sie erhalten haben
- Ausgangsrechnung — Rechnungen, die Sie erstellt haben
- Kreditkarte — Kreditkartenabrechnungen und Einzelbelege
- Kasse / Barbelege — Barquittungen, Kassenberichte
- Sonstiges — alle übrigen Vorgänge
Änderungen an Belegtypen nur nach Freigabe durch AKTIVA.Weitere Regelungen
- Kontoumsätze elektronisch einreichen (DATEV-Bank-RZ-Verfahren oder elektronischer Export).
- Standard-Auswertungen stehen in DATEV Unternehmen online bereit: Vorjahresvergleich, kurzfristige Erfolgsrechnung inkl. Wertenachweis, Summen- und Saldenliste, OPOS-Liste, Kontenblätter, Umsatzsteuervoranmeldung.
Bei Nichteinhaltung der Spielregeln — insbesondere bei Fristen, Vollständigkeit oder Prozessen — kann die termingerechte Bearbeitung nicht sichergestellt werden. Entstehender Mehraufwand wird nach den üblichen Stundensätzen gesondert berechnet.
- Mitarbeiterspezifische Lohnunterlagen in DATEV Unternehmen online unter „Digitale Personalakte“ hochladen und freigeben.
- Neuanlagen von Stammdaten über Fastdocs.
- Änderungen bestehender Arbeitnehmer ausschließlich per E-Mail — Anpassung durch AKTIVA nach Prüfung.
- Bewegungsdaten: individuelle Vereinbarung in der Einrichtungsphase.
- Unternehmensauswertungen über DATEV Unternehmen online; Arbeitnehmerauswertungen über DATEV Arbeitnehmer online oder kostenpflichtigen Postversand der DATEV.
- Erstellung vollständig digital über DATEV Meine Steuern.
- Alle Unterlagen ausschließlich dort hochladen — nicht per E-Mail einreichen.
- Papierbelege: gleiche Regeln wie bei der Finanzbuchhaltung (keine Klammern, Thermobelege kopieren; Scan-Umlage 60 €/Stunde).
- Startsignal: nach vollständigem Upload bitte „Kanzlei benachrichtigen“ in DATEV Meine Steuern klicken.
- Freigabe zur Übermittlung über MyDATEV-Kommunikation.
- Fertige Erklärung und Bescheide über DATEV Meine Steuern.
Unvollständige, verspätete oder anderweitig übermittelte Unterlagen verursachen Mehraufwand, der gesondert nach den üblichen Stundensätzen berechnet wird.